Dicas essenciais para fazer uma gestão de condomínio eficiente

Diferente do que muitos pensam ou notam, o condomínio é um espaço bem mais complexo, pois existem vários aspectos que precisam de administração e monitoramento constantes, como reparos de rotina, controle de gastos, planejamento tributário, entre outros. Todas essas tarefas de gestão de condomínio vão afetar o funcionamento do empreendimento e o dia a dia dos moradores. 

A gestão de condomínio não é uma tarefa fácil. Mesmo sendo uma atividade sem finalidade lucrativa, o gestor deve desenvolver habilidades organizacionais no mesmo nível que a gestão de empresas, pois são várias obrigações envolvidas. Com isso, é preciso estar pronto para responder às demandas administrativas, jurídicas e financeiras, além de ter boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.

Nesse cenário, a gestão de condomínio deve ser encarada com profissionalismo, mesmo que o responsável pela administração não possua especialização adequada para exercer a função. Com todas as regulamentações e condutas que devem ser seguidas, a atividade se torna bem desafiadora e é cada vez mais comparada à administração de uma empresa. Por isso, a profissionalização da gestão de condomínio já é uma realidade em muitos empreendimentos.

Tudo isso intensificou a busca por soluções que ajudem na otimização da gestão de condomínio para garantir o bem-estar e aumentar a segurança de todos os moradores. Pensando em ajudar o síndico a entender as ações que são essenciais para promover uma gestão de condomínio eficiente, a Nova Época Imóveis reuniu algumas dicas práticas e fáceis para te ajudar a começar agora! Para mais dicas e informações interessantes sobre decoração, mercado imobiliário e outros assuntos, não deixe de visitar nosso blog!

Administre o condomínio como uma empresa

Como dissemos no começo desse post, é cada vez mais comum condomínios serem administrados como empresas, o que ajuda muito a otimizar o trabalho, pois, da mesma forma que uma empresa, os condomínios também possuem personalidade jurídica. Com suas obrigações assumidas, é essencial que o síndico tenha desenvoltura profissional para tratar de maneira respeitosa os colaboradores, contratar serviços de terceiros e pagar contas. 

Além disso, ainda é preciso gerir de maneira adequada os recursos do empreendimento, manter contato com órgãos públicos e outras instituições. Por isso, é essencial considerar não somente a manutenção do equilíbrio da convivência entre moradores e condôminos, mas também saber usar os recursos com eficiência, garantir a conservação da estrutura do espaço e se atentar para questões de ordem tributária e jurídica. 

Planeje atividades de melhoria

Para uma melhor execução da gestão de condomínio, é necessário que se crie metas para alcançar a melhoria de processos e atividades. O planejamento é o primeiro passo a tornar a gestão do empreendimento ainda mais eficaz. Para um planejamento adequado às necessidades do condomínio, é importante definir todos os aspectos a serem trabalhados pelo gestor, como a área de recursos financeiros, logísticos e humanos. 

Com a análise de todo o fluxo administrativo feita, é preciso estabelecer as metas, consideradas em relação ao seu prazo de execução, podendo ser curto, médio ou longo. Para definir melhor suas metas, observe a urgência das atividades e considere a disponibilidade financeira e a quantidade de colaboradores solicitados. Dessa forma, o gestor pode ter uma visão macro da administração condominial, podendo estabelecer com mais objetividade os planos de ação.

Realize manutenção preventiva regularmente

Na previsão orçamentária anual, o síndico precisa considerar a manutenção predial preventiva entre os custos necessários para manter o bom funcionamento do condomínio. Para isso, é imprescindível que se realize, constantemente, uma análise de risco para estabelecer um plano estratégico de manutenção. Dessa forma, é possível determinar quais ações deverão ser executadas a curto, médio e longo prazos durante a gestão.

Essa medida ajuda a contribuir para minimizar ainda mais riscos operacionais e até possíveis despesas com danos às instalações e áreas comuns que podem ser ocasionadas pela falta de cuidado de certos moradores.

Saiba mediar conflitos e promover o bom relacionamento

A boa gestão de condomínio exige que o síndico tenha comprometimento para conseguir lidar com os principais deveres que fazem parte da gestão de condomínio. Para isso, é importante que o síndico incentive a boa convivência e mantenha um bom relacionamento com todos os moradores, além de uma comunicação eficaz ser fundamental para promover uma gestão mais transparente e eficiente. 

A convivência entre tantas pessoas que possuem formas de pensar diferentes pode acabar gerando conflitos de diferentes proporções, por isso, o ideal é que o síndico tenha um perfil imparcial e conciliador para lidar com situações que envolvem desde a cobrança de condôminos inadimplentes a questões ligadas à convivência entre os moradores, procurando demonstrar sempre empatia na resolução dos problemas, tanto interpessoais como administrativos. 

Avalie fornecedores antes de contratar produtos e serviços para melhorias do condomínio

Ao contratar uma prestadora de serviço, é imprescindível se atentar ao preço, no entanto, é importante que o gestor não se esqueça de prezar também pela qualidade dos produtos e serviços oferecidos, especialmente quando se trata de soluções de segurança condominial. Além disso, é recomendado que seja realizado pelo menos três orçamentos com diferentes fornecedores para avaliação do melhor.

Cuidado, pois somente avaliar os custos envolvidos com equipamentos e prestação de serviço não é suficiente para decidir pela contratação de um fornecedor. Em um contexto de segurança, é importante buscar contratar uma empresa referenciada no mercado e que possa fornecer suporte na instalação e no uso efetivo da solução escolhida. 

Invista no controle de acesso seguro e eficiente

Como já dissemos aqui no blog algumas vezes, a tecnologia se torna, cada dia mais, uma verdadeira aliada em diversos aspectos da nossa vida e do mercado. Na administração condominial isso não é diferente, principalmente porque investir na adoção de soluções em segurança tem contribuído cada vez mais para a valorização do empreendimento, tornando-o ainda mais protegido. 

A portaria remota é uma das principais tendências para modernizar a portaria de condomínios e é considerada, atualmente, a solução ideal para organizar o controle de acesso e a segurança de empreendimentos. Essa modernização da portaria impacta, ainda, diretamente na redução de gastos com a folha de pagamento do condomínio, pois dispensa os serviços de portaria tradicional, eliminando gastos com contratação de pessoal e encargos trabalhistas ou possíveis problemas jurídicos relacionados a questões trabalhistas. 

Convoque os condôminos para tomar decisões

A gestão de condomínios eficiente não se realiza somente através da ação do gestor, também é importante que haja a convocação de condôminos para a participação ativa. Nas tomadas de decisões, por exemplo, é possível criar mecanismos de consulta para que todo possam oferecer suas opiniões e, assim, contribuir de certa forma para que a melhor decisão seja tomada.

Outra iniciativa que também envolve os moradores é a realização de assembleias que devem ocorrer, obrigatoriamente, uma vez por ano. Elas são realizadas para saber se existe algum motivo que cause insatisfação ou até mesmo para uma avaliação do trabalho do gestor, é possível receber feedbacks através de pesquisas ou de um bate-papo. 

Conte com uma assessoria jurídica

Por último, mas não menos importante, quando falamos de gestão condominial, o síndico é o representante legal dos moradores, seja em juízo ou fora dele. Por isso, às vezes pode ser necessário o auxílio de assessoria jurídica para a resolução de alguma questão administrativa, financeira ou até mesmo trabalhista. 

Essa é a maneira mais eficaz de solucionar os problemas de ordem jurídica de forma segura, já que nem sempre o síndico vai dispor de todo o conhecimento necessário para o atendimento da demanda. 

Gostou do post? Ficou com alguma dúvida? Quer saber mais sobre esse assunto ou sobre outro? Entre em contato com um corretor da Nova Época Imóveis, estamos sempre à disposição para ajudar com o que for necessário! 
 

Escrito por Mariana Carvalho