eSocial: entenda o que é e como se adaptar

A Nova Época Imóveis já falou várias vezes aqui sobre a gestão de condomínios e sabemos que não é fácil administrar a parte burocrática de várias unidades habitacionais, inclusive muitos síndicos podem confirmar essa afirmação. Você já deve ter ouvido por aí do eSocial, mas se você ainda não ouviu essa expressão não tem problema, a gente explica! Ele surgiu como resultado da digitalização dos processos. 

Em vista de tudo isso, acompanhando e procurando antecipar as tendências, o governo federal desenvolveu um sistema para controlar as empresas e facilitar a gestão desse setor, principalmente. Porém, é comum surgirem muitas dúvidas sobre o assunto e entender sobre ele é muito importante para se adaptar a essa inovação. Você sabe o que é eSocial? Conhece as etapas para implantá-lo no seu condomínio? Entende as vantagens de poder contar com esse sistema? 

A Nova Época Imóveis preparou esse conteúdo para falar de tudo isso e muito mais que você precisa saber para entender sobre o assunto e implementar esse sistema no seu condomínio! Em caso de dúvidas não deixe de entrar em contato com um dos nossos corretores e para mais conteúdos como este confira nosso blog, lá falamos sobre tudo de mercado imobiliário, decoração, arquitetura, turismo e muito mais!

O que é o eSocial?

O sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, ou eSocial, é um programa criado pelo Governo Federal para reunir todas as documentações previdenciárias, fiscais e trabalhistas das empresas. A adesão às regras do eSocial aos condomínios se tornou obrigatória a partir de julho de 2018.

A tecnologia ajudou a possibilitar integrar os dados de alguns órgãos governamentais importantes, como a Receita Federal, a Caixa Eletrônica Federal, o INSS e o Ministério do Trabalho. Isso resultou na conexão, validação, padronização, armazenamento, transmissão e distribuição de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos profissionais contratados por condomínios. 

A plataforma eSocial facilitou o processo de enviar dados de funcionários do condomínio, pois ela consegue coletar dados de 15 obrigações trabalhistas, o que evita que elas tenham que ser enviadas individualmente os dados de cada funcionário do condomínio para os respectivos órgãos públicos. 

O maior objetivo do eSocial é incentivar as empresas a cumprirem com as obrigações legais. Além disso, a automação também permite a ampliação da fiscalização em todo o estado. O eSocial é parte integrante do SPED, uma das ferramentas de contabilidade usadas atualmente. 

Como se adaptar ao eSocial?

O processo de migração para um novo modelo de sistema pode ser complicado e, muitas vezes, delicado, pois envolve uma trabalhosa fase de adaptação. Com o eSocial não é diferente, mas seguir alguns passos específicos pode ajudar a minimizar as dificuldades. Por exemplo, antes de iniciar as etapas de cadastramento, os condomínios precisam ter uma certificação digital que deve ser emitida por uma das entidades autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação ou ITI. 

O objetivo dessa certificação é oferecer uma assinatura digital que utiliza a criptografia para aumentar a autenticidade e a segurança dos dados transmitidos pelos condomínios. Para isso, é necessário que o condomínio apresente alguns documentos:

• a identidade e o CPF do administrador;
• a convenção do condomínio;
• a ata da assembleia que indicou o síndico.

Com esses documentos em mãos, o agente certificador pode fazer o cadastro virtual e disponibilizar a chave de acesso, que pode ser inserida em um token, em um cartão ou em uma versão para computador. Com o condomínio conectado ao eSocial, o síndico precisa continuar informado sobre o sistema e, caso necessário, contar com a ajuda de empresas especializadas em questões condominiais e trabalhistas para que tudo seja feito dentro dos conformes da legislação.

Quais as vantagens desse sistema?

O eSocial é uma plataforma que traz inovação para os condomínios brasileiros, sendo a otimização do envio de informações e documentações uma delas, ajudando a tornar as relações trabalhistas mais claras. Além disso, as arrecadações de tributos vão ser mais efetivas com a adoção desse sistema, o que vai minimizar as reclamações de empregados perante a justiça. 

Outros benefícios são o fortalecimento da garantia dos direitos dos trabalhadores e a diminuição dos travamentos burocráticos, além da facilidade de acesso e da integração dos dados em uma única plataforma. Com isso, existe uma maior disponibilidade dessas informações tanto para os órgãos oficiais como para os condomínios. 

Quais mudanças o eSocial traz para sua empresa?

A adaptação ao eSocial pode ser um processo complicado e detalhado, mas é indiscutível que a longo prazo essa plataforma vai trazer muitos pontos positivos, não só os apontados acima, mas principalmente na redução de tempo gasto das tarefas e na precisão na gestão de dados, por exemplo. As principais mudanças proporcionadas pelo eSocial para as empresas são:

• certificado digital – todas as informações são enviadas por um arquivo eletrônico qu deve ser assinado e enviado através do certificado digital;
• folha de pagamento – com o eSocial implementado, não será mais necessário a presença da folha de pagamento em papel, tudo será no digital. Os cálculos feitos através do sistema vai evitar muitos erros já cometidos quando feito manualmente;
• alterações de salário – todas as informações de funcionários devem constar no eSocial, inclusive alterações salariais, que devem ser enviadas até um dia após acontecer e antes do próximo pagamento;
• admissões e demissões – a empresa deve inserir no eSocial a recepção de um novo funcionário 30 dias antes da contratação, sendo mandatório informar as demissões em um prazo de 10 dias após aviso prévio indenizado e um dia depois do aviso prévio trabalhado;
• saúde e segurança do trabalhador – exames de admissão e laudos médicos também devem ficar disponíveis no eSocial, sendo uma forma de evitar erros no pagamento em casos de periculosidade e insalubridade;
• jornada de trabalho – todos os dados do trabalhador e a carga horária de trabalho, salário e função devem ser informados no sistema, o que vai ajudar a realizar os cálculos da folha salarial da forma certa.

O eSocial chegou para mudar completamente a cultura interna dos condomínios e outras empresas, o que é uma evolução positiva que vai impactar, especialmente, na qualidade dos serviços prestados. 

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Escrito por Mariana Carvalho